Khi mua sắm, không phải lúc nào chúng ta cũng hài lòng tuyệt đối với sản phẩm đã mua. Việc trả hàng là một tình huống có thể xảy ra, và một trong những thắc mắc phổ biến nhất lúc này là: Trả hàng thì ai xuất hóa đơn? Để giúp bạn hiểu rõ quy định này theo luật pháp Việt Nam hiện hành, đặc biệt là theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chi tiết nhé!
Nguyên tắc chung về hóa đơn khi trả hàng
Theo các quy định hiện hành, khi có hàng hóa bị trả lại, việc xuất hóa đơn sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm:
- Đối tượng mua hàng: Hóa đơn trả hàng có thể khác nhau giữa trường hợp người mua là cá nhân hay tổ chức (doanh nghiệp).
- Thời điểm trả hàng: Việc trả hàng diễn ra sau hay trong cùng ngày mua cũng có thể ảnh hưởng đến cách xử lý hóa đơn.
- Lý do trả hàng: Hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, hay do các thỏa thuận khác giữa người mua và người bán.
Tuy nhiên, nguyên tắc chung là cần phải có chứng từ hợp lệ để điều chỉnh doanh thu và thuế giá trị gia tăng (VAT) đã kê khai.
Trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp (có hóa đơn VAT)
Đây là trường hợp phổ biến trong giao dịch giữa các doanh nghiệp với nhau hoặc khi người mua là doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp. Khi hàng hóa được trả lại, việc xuất hóa đơn sẽ được thực hiện như sau:
1. Người bán xuất hóa đơn điều chỉnh
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hàng hóa đã bán có hóa đơn điện tử (HĐĐT) nhưng sau đó bị trả lại toàn bộ hoặc một phần, người bán sẽ là người lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh: Được lập khi có sự sai sót về số lượng, giá trị, thuế suất thuế GTGT, hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ đã ghi trên hóa đơn. Trong trường hợp trả hàng, số lượng hoặc giá trị hàng hóa trên hóa đơn gốc sẽ thay đổi, do đó cần lập hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn điện tử thay thế: Được lập trong trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế sẽ có cùng số hóa đơn nhưng ký hiệu hóa đơn và thời điểm lập có thể khác.
Nội dung hóa đơn điều chỉnh/thay thế cần ghi rõ:
- Thông tin của người mua và người bán (tên, mã số thuế, địa chỉ).
- Số và ký hiệu hóa đơn đã lập trước đó (hóa đơn gốc).
- Nội dung điều chỉnh (ví dụ: trả lại hàng hóa), số lượng hàng hóa trả lại, đơn giá, thành tiền, thuế suất (nếu có), tiền thuế điều chỉnh.
- Lý do điều chỉnh (ví dụ: hàng không đúng quy cách, chất lượng).
- Chữ ký điện tử của người bán.
2. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Cùng với việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế, người bán và người mua cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Biên bản này cần có đầy đủ chữ ký của cả hai bên (hoặc chữ ký điện tử nếu giao dịch điện tử) để làm căn cứ cho việc điều chỉnh doanh thu và thuế.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn thường bao gồm các thông tin:
- Thông tin của người mua và người bán.
- Số và ký hiệu hóa đơn gốc.
- Nội dung sai sót hoặc lý do điều chỉnh (trả hàng).
- Số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa bị trả lại.
- Mức thuế GTGT (nếu có) được điều chỉnh.
- Tổng số tiền điều chỉnh.
- Ngày lập biên bản.
- Chữ ký của cả hai bên.
3. Hạch toán của người mua và người bán
- Người bán: Điều chỉnh giảm doanh thu và giảm nghĩa vụ thuế GTGT đã kê khai tương ứng với giá trị hàng hóa bị trả lại.
- Người mua: Điều chỉnh giảm chi phí mua hàng và giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ tương ứng với giá trị hàng hóa bị trả lại.
Trường hợp người mua là cá nhân (không có hóa đơn VAT đầu vào)
Khi người mua là cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ và sau đó trả lại, việc xử lý hóa đơn có thể đơn giản hơn một chút, tùy thuộc vào tình huống cụ thể và chính sách của người bán.
1. Nếu người mua có hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn điện tử
Trong trường hợp người mua có hóa đơn bán lẻ (thường là hóa đơn giấy) hoặc hóa đơn điện tử khi mua hàng, và sau đó trả lại hàng, người bán thường sẽ thực hiện như sau:
- Xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả hàng: Tương tự như trường hợp người mua là doanh nghiệp, người bán có thể xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một loại hóa đơn khác (ví dụ: hóa đơn trả hàng nội bộ) để ghi nhận việc trả lại hàng.
- Lập phiếu thu/chi: Tùy theo việc hoàn tiền hay đổi hàng, người bán sẽ lập phiếu thu (nếu nhận lại tiền từ khách) hoặc phiếu chi (nếu hoàn tiền cho khách).
- Biên bản trả hàng: Có thể lập biên bản trả hàng có chữ ký của cả hai bên để làm chứng từ cho việc trả hàng.
2. Nếu người mua không có hóa đơn hoặc chỉ có chứng từ đơn giản (ví dụ: biên lai)
Trong trường hợp người mua chỉ có biên lai hoặc không có chứng từ mua hàng đầy đủ, việc xử lý trả hàng có thể linh hoạt hơn dựa trên chính sách của từng cửa hàng. Tuy nhiên, về mặt nguyên tắc, người bán vẫn cần có chứng từ để ghi nhận việc giảm doanh thu.
- Người bán vẫn cần lập chứng từ nội bộ: Để theo dõi việc trả hàng và điều chỉnh doanh thu, người bán thường sẽ lập các phiếu thu/chi và có thể có biên bản trả hàng nội bộ.
- Có thể không cần xuất hóa đơn điều chỉnh cho khách: Trong trường hợp này, có thể không cần xuất hóa đơn điều chỉnh trực tiếp cho khách hàng cá nhân (đặc biệt nếu không có hóa đơn VAT đầu vào). Tuy nhiên, người bán vẫn cần đảm bảo việc hạch toán được thực hiện đúng quy định.
Lưu ý quan trọng về thời điểm xuất hóa đơn trả hàng
Thời điểm xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế khi trả hàng cần được thực hiện kịp thời để đảm bảo việc kê khai thuế được chính xác. Thông thường, hóa đơn điều chỉnh/thay thế sẽ được lập khi có nghiệp vụ trả hàng phát sinh và được hai bên xác nhận.
Hạch toán hàng bán bị trả lại
Việc hạch toán hàng bán bị trả lại cũng rất quan trọng đối với cả người mua và người bán.
- Đối với người bán:
- Ghi giảm doanh thu bán hàng.
- Ghi giảm giá vốn hàng bán (nếu hàng còn giá trị).
- Điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã kê khai.
- Đối với người mua:
- Ghi giảm giá trị hàng tồn kho (nếu là hàng mua về để bán).
- Ghi giảm chi phí mua hàng (nếu là hàng mua về để sử dụng).
- Điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ (nếu có).
Tóm lại: Trả hàng thì ai xuất hóa đơn?
Trong hầu hết các trường hợp trả hàng, đặc biệt là khi giao dịch có hóa đơn VAT (người mua là tổ chức, doanh nghiệp), người bán là người có trách nhiệm xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó. Đồng thời, cần có biên bản điều chỉnh hóa đơn được ký kết bởi cả người mua và người bán.
Đối với trường hợp người mua là cá nhân, việc xuất hóa đơn có thể linh hoạt hơn, nhưng người bán vẫn cần đảm bảo có chứng từ hợp lệ để ghi nhận việc giảm doanh thu.
Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn khi trả hàng không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả người mua và người bán. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy tham khảo thêm các văn bản pháp luật liên quan hoặc liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể nhé!
